Efficiëntie en vertrouwen in de gebruikte software zijn cruciaal voor elk accountantskantoor dat met salarisadministratie te maken heeft. Voor onze klant, een accountantskantoor gericht op MKB-bedrijven, was de salarisverwerking een tijdrovende taak die veel handmatig werk vergde. Door onze samenwerking en optimalisatie van hun werkproces in AFAS, hebben we een oplossing gevonden die de salarisadministratie eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder maakt.
Neem contact met ons op
Onze klant is een middelgroot accountantskantoor dat zich richt op MKB-bedrijven. Naast het opstellen van jaarrekeningen verzorgen zij ook de salarisadministratie voor hun klanten, waarbij zij gebruik maken van de software AFAS. Het kantoor was op zoek naar een efficiëntere manier om de salarisverwerking te stroomlijnen.
Bij het verwerken van de salarissen van diverse klanten, ondervonden de salarisadministrateurs dat zij veel handmatig werk moesten verrichten per werkgever. Voor elke klant moesten de salarisverwerking en aangifte individueel worden klaargezet, verstuurd en afgehandeld. Dit repetitieve proces leidde tot tijdverlies en gaf onnodige belasting aan het personeel.
Daarnaast was er een zekere mate van wantrouwen tegenover het volledig benutten van AFAS, waardoor men bleef vasthouden aan tijdrovende handmatige processen. De klant wilde graag een efficiëntere werkwijze implementeren, maar zonder het risico te lopen op fouten of onbetrouwbare verwerking.
We zijn samen met de klant dieper in het werkproces gedoken om te achterhalen waar optimalisatie mogelijk was. Hierbij kwamen we tot de conclusie dat een segmentatie van werkgevers de sleutel was. We hebben het proces in vier duidelijke stappen doorlopen:
👀 Inzicht verkrijgen in werkgevers: We categoriseerden de werkgevers in groepen, zoals DGA’s zonder uitzonderingen, niet-DGA’s zonder uitzonderingen, en de groepen met uitzonderingen.
⚙️ Filters in AFAS instellen: We hebben vervolgens de segmenten inzichtelijk gemaakt in AFAS, waardoor het mogelijk werd om eenvoudig te filteren op de zojuist gedefinieerde groepen.
🚀 Bulkverwerking mogelijk maken: Met behulp van de filters kunnen de salarisadministrateurs nu alle werkgevers zonder bijzonderheden in één keer selecteren, hun salarissen in bulk klaarzetten, en de aangiftes in één keer versturen.
🙏 Test- en begeleidingstraject: Tijdens het implementatietraject hebben we de klant intensief begeleid en hen stap-voor-stap vertrouwd gemaakt met het nieuwe proces. Deze begeleiding zorgde ervoor dat er vertrouwen ontstond in de betrouwbaarheid en mogelijkheden van AFAS, en dat het team het nieuwe werkproces omarmde.
Tijdswinst en Efficiëntie
Vertrouwen in AFAS
Betere klanttevredenheid
